はねびより*ゆたかなココロと時間のすごし方・つくり方*

自分のペースだけで仕事を進めていませんか？
締め切りに間に合ったんだからそれでいい。
そんな仕事の進め方をしていませんか？

例えば・・・
今日、頼まれた仕事は、明日の会議のパワーポイント資料。

「よろしく♪」

と渡されたら「わかりました」と受け取る前に確認すべきことは何ですか？

この仕事の締め切りはいつですか？
明日の会議なんだから明日でしょ？いえいえそうとは限らないのです。

実は一番確認しなければいけないことは、頼まれた社員さんの予定。

出来上がった資料は、できるだけ印刷する前に頼んだ方へ一目通してもらわなければいけません。
求められたものを返すのが仕事というもの。
自分ではカンペキ♪と思っていても頼んだ方が思い描いたものではないかもしれません。
最初に確認したときのイメージにずれが生じることもありますね。

いざ出来上がって確認しようと思ったら社員さんがいない！！いつ戻ってくるかわからなければ、自分も席を立つことができません。

「この後のご予定は、どうなってますか？出来上がった資料を一度目を通していただきたいのですが」
そうひと言確認を取るだけで仕事の進め方が大きく変わってきます。

もしその方は、その日の午後は外出予定が入っていれば、外出前もしくは外出から戻ってきてからですよね。
自分が席をはずしている時間であれば
「机の上に置いておきますので確認しておいてくださいね」と伝えることができます。

もしくは外出前に時間が取ってもらえないようなら、外出の移動中などに確認してもらう方法もあります。
先に資料が作成できるようであれば、印刷して出がけに渡すことができますし、モバイルPCを持ち歩く方であれば、メールに添付して確認してもらうことができます。

この時も外出中の大まかな移動方法を確認すること。
例えば、飛行機での移動の場合。飛行機内では通信ができませんよね。
飛行機に乗る時間がわかれば、それまでに作成してメールを受信してもらえれば、通信のできない飛行機の中で確認してもらうことができるのです。

でも資料ができてメールを送信しても受信してもらえなければ意味がありません。
飛行機に乗る時間を確認し、それまでに作成が完了できるのであれば先に
「何時までに資料を作成してメールで送りますので、飛行機内で確認お願いできますか？」
もし、結果的に飛行機に乗る前に出来上がったのであれば、メールを送りっぱなしにせず
「資料が出来上がったのでメールしておきましたので、確認お願いします」
と携帯に電話かメールを送っておきましょう。

これを怠ると、飛行機を降りた後届いた受信メールを見て
「なんだ、飛行機に乗る前だったら飛行機内で確認できたのに・・・」と、がっかりもしくはイライラさせてしまうこともあります。

また相手の予定を確認せずに「できたので確認してください」と突然渡したら、また別の会議の直前でピリピリしているかもしれないし、もしかしたら戻りの予定がないかもしれません。

自分の作業ペースと相談して
「ではこの時間までに仕上げますので、この時間に確認はお願いできますか？」
とお伺いを立てておく、資料の確認というアポイントを取ってしまうのです。

相手の予定がわかればおのずと締め切り時間が確定します。
明日の会議の資料だからといって明日が締め切りとは限らないのです。

そして締め切りがわかれば、最終的な締め切り前（上の例であれば会議の時間）にバタバタすることもないし、ほかの仕事が舞い込んできても、この仕事の進め具合と調整することも可能です。

自分も相手も無駄な手間も時間も掛けずにすむように、自分のペースだけで進めようとせず
できるだけ相手のペースに合わせた締め切りを持ちながら作業をすると相手を不必要にイライラさせることなく、仕事を進めることができますよ♪

また慣れてきたら予定と相手の正確も読んでしまうのも手です。
例えば、その社員さんとその人が苦手な上司が出席する会議の前後は、ピリピリしていることでしょう。
そのときに別な仕事の話をされたらいやな気分になってしまうこともありますよね。

そこまで読めるようになればコチラのものです♪